Wat live chat uitbesteden kost, hangt af van vier dingen: hoeveel gesprekken je verwacht, op welke uren je bereikbaar wilt zijn, via welke kanalen je chat en hoeveel van het werk door mensen of door AI gebeurt. Een vaste marktprijs bestaat daarom niet. Aanbieders rekenen per gesprek, per uur, met een vast maandbedrag of met een combinatie daarvan.
Een tarief zegt pas iets als je het naast de kosten van een eigen chatteam legt. Daarom vind je hieronder naast de prijsmodellen ook een rekensom die je zelf kunt invullen. Wie eerst wil weten wat live chat uitbesteden is, leest dat in een apart artikel.
Hoe aanbieders uitbestede live chat in rekening brengen
Er zijn vier gangbare prijsmodellen: per gesprek, per uur, een vast bedrag per maand en een combinatie van een basistarief met een variabel deel. Welk model voor jou het voordeligst is, hangt vooral af van hoe voorspelbaar je chatvolume is.
| Prijsmodel | Je betaalt voor | Past bij | Vraag na |
|---|---|---|---|
| Per gesprek | elk afgehandeld chatgesprek | wisselend of laag volume | wat als gesprek telt |
| Per uur | de uren dat chatspecialisten voor jou klaarzitten | vaste openingstijden met voorspelbare drukte | wat je betaalt voor stille uren |
| Vast bedrag per maand | een afgesproken dekking of volume | stabiel volume en een vast budget | wat er gebeurt boven het afgesproken volume |
| Combinatie | een basistarief plus een deel per gesprek of per lead | wie wil betalen naar resultaat | hoe een lead gedefinieerd is |
Vraag bij elk model naar de definitie van de eenheid. “Per gesprek” klinkt helder, maar een bezoeker die alleen hallo typt en wegklikt, is ook een gesprek. Bij een prijs per lead maakt het veel uit of een lead alleen een naam en telefoonnummer is, of een aanvraag met inruil, timing en budget.
Besteed je niet alleen de chat uit, maar ook WhatsApp en e-mail, dan gelden dezelfde prijsmodellen voor je hele klantenservice. Hoe die prijzen zijn opgebouwd, lees je in het artikel over de kosten van klantenservice uitbesteden.
Wat de prijs van uitbestede live chat bepaalt
Zes factoren bepalen de prijs, en de verhouding tussen mensen en AI weegt meestal het zwaarst. Een gesprek dat een chatspecialist voert, kost meer dan een gesprek dat AI afhandelt. Bij adviesvragen levert het daarentegen ook meer op.
- Mens of AI. Volledig door mensen, AI met een mens die overneemt, of volledig AI.
- Volume. Meer gesprekken betekent hogere totale kosten, maar vaak een lagere prijs per gesprek.
- Openingstijden. Avonden en weekenden vragen bezetting buiten kantoortijd. In automotive en home & living oriënteren consumenten zich juist vaak na werktijd.
- Kanalen. Websitechat, WhatsApp, Messenger, SMS en e-mail. Soms zit er geen vaste toeslag op een kanaal, maar wel gebruikskosten per bericht.
- Complexiteit en taal. Advies over een occasion of een maatwerkkozijn vraagt meer kennis dan een vraag over openingstijden. Franstalige dekking telt ook mee.
- Koppelingen. Een koppeling met je CRM, agenda of dealersysteem kost inrichtingstijd. Zonder koppeling kunnen leads ook per e-mail binnenkomen.
Wat er in de prijs hoort te zitten
Een volledig voorstel noemt niet alleen een tarief, maar ook wat er vóór en na de livegang gebeurt. Ontbreekt een van deze onderdelen, vraag dan of het apart wordt berekend.
- inrichting: het chatscript plaatsen en de kanalen aansluiten
- een kennisbank met jouw producten, prijzen en veelgestelde vragen
- training van de chatspecialisten op jouw aanbod en tone of voice
- afspraken over leadcriteria en over wanneer een gesprek naar je eigen team gaat
- rapportage over gesprekken, leads en overdrachten
- doorlopende optimalisatie en een vast aanspreekpunt
- afspraken over gegevensverwerking volgens de AVG
Vraag daarnaast naar eenmalige inrichtingskosten, toeslagen voor extra kanalen of talen, kosten van koppelingen en de opzegtermijn. Hoe je die punten weegt naast kwaliteit en branchekennis, lees je in het artikel over een live chat partner kiezen.
Rekensom: eigen chatteam tegenover uitbesteden
Een eigen chatteam kost meer dan het salaris van één medewerker. Ruime openingstijden vragen al snel drie mensen, en elke medewerker brengt werkgeverslasten, verlof en verzuim mee.
Hoeveel mensen heb je nodig?
Reken eerst je bezettingsuren uit. Wil je zeven dagen per week van 08:00 tot 23:30 bereikbaar zijn, dan is dat 15,5 uur per dag en 108,5 uur per week. Met contracten van 38 uur heb je dan bijna drie fulltime medewerkers nodig voor één persoon tegelijk achter de chat.
Dat is nog zonder vakantie, pauzes en training. Bovendien is één persoon tegelijk bij pieken vaak te weinig, terwijl je in rustige uren betaalt voor iemand die wacht.
Wat een medewerker je echt kost
Bovenop het brutoloon komen werkgeverslasten zoals vakantiegeld, premies en pensioen. Als vuistregel voor werkgeverslasten geldt 20 tot 35 procent bovenop de loonkosten.
Daarnaast reken je met verzuim. Volgens het CBS was het ziekteverzuim onder werknemers in 2025 5,4 procent. Bij ziekte betaal je het loon bovendien door, tot maximaal twee jaar en minimaal 70 procent, volgens de regels voor loondoorbetaling bij ziekte.
Wat er nog bijkomt
- werving en selectie bij elk vertrek
- inwerken en training op product en gesprekstechniek
- roosters en aansturing, ook in de avond en het weekend
- licenties voor chatsoftware en eventuele koppelingen
- vervanging bij vakantie of ziekte
De som ziet er zo uit: brutojaarloon keer 1,20 tot 1,35, keer het aantal benodigde fulltimers, plus werving, training, software en aansturing. Zet die uitkomst naast één voorstel van een aanbieder voor dezelfde uren en kanalen. Pas dan vergelijk je appels met appels.
Wanneer uitbesteden goedkoper is, en wanneer niet
Uitbesteden is meestal goedkoper zodra je ruimer bereikbaar wilt zijn dan kantoortijd, of als je chatvolume sterk schommelt. Je betaalt dan voor de dekking die je nodig hebt, zonder drie mensen in dienst te nemen.
Het rekent vaak gunstig uit als:
- je ook in de avond en het weekend bereikbaar wilt zijn
- je volume wisselt door campagnes, seizoenen of lanceringen
- je geen tijd hebt om een team te werven, trainen en roosteren
- je meerdere vestigingen of merken vanuit één inbox wilt bedienen
Het is minder logisch bij weinig websiteverkeer en dus weinig gesprekken, of bij vragen die zo specialistisch zijn dat alleen je eigen experts ze kunnen beantwoorden. De volledige afweging, inclusief controle en kwaliteit, staat in live chat uitbesteden of zelf doen. Waar het mis kan gaan, lees je bij de nadelen van live chat uitbesteden.
Hoe de prijs in onze voorstellen tot stand komt
Bij Bconnect werken we zonder vaste prijslijst, omdat twee bedrijven met evenveel bezoekers heel verschillende gesprekken voeren. Na een adviesgesprek van 30 minuten krijg je één voorstel met de aanpak, de verwachte kosten en wat erin zit. Inrichting, training van onze chatspecialisten, het aansluiten van kanalen, rapportage en een vast aanspreekpunt horen daar altijd bij.
De grootste knop in de prijs is het model. Bij Operator Assisted AI voert een chatspecialist het gesprek, ondersteund door AI. Bij AI First + Human Handoff doet AI het eerste werk en neemt een specialist of je eigen team over waar nodig. AI Only handelt voorspelbare vragen volledig zelf af, en wisselen kan later altijd.
In adviesgesprekken zien we vaak dat bedrijven de prijs per gesprek vergelijken, terwijl het verschil zit in de gesprekken die nu niemand voert. Een vraag over een occasion om negen uur ’s avonds levert pas iets op als iemand doorvraagt naar inruil en een proefrit. Hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet, lees je bij live chat uitbesteden op maat.
Vergelijk op opbrengst, niet alleen op prijs per chat
De laagste prijs per gesprek is zelden de goedkoopste oplossing. Een eerlijke vergelijking telt de volledige kosten van een eigen team en zet daar de aanvragen tegenover die je nu buiten kantoortijd mist.
Maak daarom eerst de rekensom voor je eigen situatie en vraag daarna één voorstel voor dezelfde uren en kanalen. Wat uitbesteden naast kosten nog meer oplevert, lees je in het artikel over de voordelen van live chat uitbesteden.
Veelgestelde vragen over kosten live chat uitbesteden
Wat kost live chat uitbesteden per maand?
Dat hangt af van je volume, je openingstijden, je kanalen en de verhouding tussen mensen en AI. Een eerlijke maandprijs kan een aanbieder pas noemen als hij weet hoeveel gesprekken je verwacht en op welke uren. Vraag daarom één voorstel waarin het tarief en alles wat erin zit samen staan.
Is betalen per gesprek of per uur goedkoper?
Bij wisselend of laag volume is per gesprek meestal voordeliger, omdat je niet betaalt voor stille uren. Bij voorspelbare drukte op vaste tijden kan een uurtarief of vast maandbedrag gunstiger uitvallen. Let bij een prijs per gesprek goed op wat als gesprek telt.
Welke kosten komen er bovenop het tarief?
Vraag naar eenmalige inrichtingskosten, toeslagen voor extra kanalen of talen, kosten van koppelingen met je CRM of agenda en wat er gebeurt als je volume boven de afspraak uitkomt. Een volledig voorstel noemt die posten vooraf, zodat je achteraf niet verrast wordt.
Is uitbesteden goedkoper dan een eigen medewerker?
Bij ruime openingstijden meestal wel. Zeven dagen per week van 08:00 tot 23:30 bereikbaar zijn vraagt bijna drie fulltimers voor één persoon tegelijk, plus werkgeverslasten, verlof en verzuim. Bij weinig gesprekken en alleen kantoortijden kan een eigen medewerker voordeliger zijn.
Wordt live chat goedkoper met AI?
AI verlaagt de kosten per gesprek bij voorspelbare vragen, zoals openingstijden, levertijden of de status van een afspraak. Voor advies en het kwalificeren van leads is vaak een mens nodig die doorvraagt. Veel bedrijven kiezen daarom een mix waarin AI het eerste werk doet en een chatspecialist overneemt.
Kost bereikbaarheid in de avond en het weekend extra?
Dekking buiten kantoortijd vraagt bezetting op uren waarop een eigen team meestal niet werkt, en dat zit in de prijs. Tegelijk zijn dat vaak de uren waarop consumenten zich oriënteren. Weeg de extra kosten daarom af tegen de aanvragen die je nu mist.
Vanaf welk websiteverkeer loont uitbesteden?
Er is geen vaste grens. Uitbesteden loont als er dagelijks genoeg gesprekken binnenkomen om de inrichting en de bezetting terug te verdienen. Bij weinig verkeer en een product zonder adviesvraag is een goed contactformulier soms voldoende.